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DEMO 文書作成・チェック

作業メモから作っていた報告書の下書きと記載漏れチェックをAIで効率化

現場の作業メモや入力項目をもとに、AIが報告書の下書きを作成し、記載漏れや表記の揺れもあわせて確認する仕組みの検証用デモです。AIが作るのはあくまで下書きで、内容の確認と最終判断は担当者が行う前提で設計しています。

業種: 建設業・設備保守・介護など（想定）
制作期間: 約3〜5週間（目安）
参考価格: 25万円〜（目安）
開発形式: Webアプリ（社内利用）

このページは、想定した業務課題をもとに作成した検証用デモです。

BEFORE

改善前

現場で書いたメモを見ながら、決まった書式の報告書を毎回ゼロから作成し、上長が記載漏れを確認している。
IMPLEMENTATION

導入した仕組み

メモと必要項目を入力すると、AIが書式に沿った下書きを作り、足りない項目や表記の揺れを知らせる仕組み。
AFTER

改善後

担当者は下書きの確認と修正に集中でき、報告書の作成と確認の負担を減らせる想定です。

01PROBLEM

どのような作業に困っていたか

想定した業務

現場の担当者が作業後に書いたメモをもとに、事務所で決まった書式の報告書を作成している業務を想定しました。

報告書の書き方は担当者によって差があり、必要な項目が抜けていたり、同じ内容でも表記がばらばらだったりするため、上長の確認と差し戻しに時間がかかっていました。

作業頻度: 1日あたり5〜10件
使用していた書類: 手書きやスマートフォンの作業メモ、Wordの報告書書式
手作業の部分: メモを読み取り、報告書の文章を作成
起きていた問題: 記載漏れ・表記の揺れによる差し戻し、作成時間の個人差

02SOLUTION

課題に対して、どのような仕組みを組み立てたか

文章の作成は、決まったルールだけでは対応しにくいため、下書きの作成にAIを使うことにしました。一方で、必須項目の有無や表記の統一など、ルールで判断できる確認はAIに頼らずプログラムで確実にチェックしています。

AIの文章には誤りが含まれる可能性があるため、画面上では「AIが作成した下書き」であることを明示し、担当者が内容を確認して保存する流れにしています。

03FLOW

処理の流れ

INPUT 作業メモと日付・場所などの必要項目を入力する
PROCESS 1 入力内容を報告書の項目に振り分ける
PROCESS 2 AIが書式に沿って報告書の下書きを作成する
PROCESS 3 必須項目の漏れや表記の揺れを確認する
PROCESS 4 確認が必要な箇所を一覧で表示する
OUTPUT 担当者が修正し、報告書として保存する

04FEATURES

実装した機能

F01
入力フォーム

作業メモと必要項目を、現場からでも入力しやすい形で受け付けます。
F02
AIによる下書き作成

会社の書式と言い回しに合わせて、報告書の下書きを作成します。
F03
記載漏れチェック

必須項目が抜けている場合に知らせます。
F04
表記の統一

社内で決めた用語や表記に合わせて、揺れを指摘します。
F05
確認リスト

修正が必要な箇所を一覧で表示します。

05DEMO

実際に動かしてみる

サンプルデータを使った体験デモです。ボタンを押すと、処理の流れを確認できます。

INPUT用途とサンプルを選ぶ

用途

サンプル

PROCESS整理・作成・確認

用途とサンプルを選んで、ボタンを押してください

OUTPUT文書の下書き

ここに文書が作成されます

※あらかじめ用意した文例によるイメージです。実際のAIは使用していません。

06EXPECTED

期待できる改善

数値は想定・目安です

報告書をゼロから書く作業を「下書きの確認と修正」に置き換えることで、作成時間の短縮と、差し戻しの削減が期待できます。以下は、1日5件の報告書を作成する場合の想定です。

作成時間1件約20分 → 約5分（想定）
差し戻し記載漏れによる差し戻しを削減（目安）
品質担当者による書き方の差を小さくできる

07SCOPE

対応範囲

01 ヒアリング（対応）
02 業務整理（対応）
03 提案（対応）
04 設計（対応）
05 開発（対応）
06 テスト（対応）
07 操作説明（対応）
08 公開・環境設定（対応）

08DATA & AI

データ・AIの取扱い

処理する環境: 社内向けのWebアプリ（ログインが必要）
外部AIの使用: 下書きの作成に、外部のAI（API）を使用
機械学習への利用: 入力内容が学習に利用されない設定のAPIを使用
データの保存: AIへ送った内容は、処理後に保存しない設定
人による確認が必要な部分: 下書きの内容確認と、報告書としての最終判断

データ・AIの取扱い方針を見る

09INFORMATION

案件情報

掲載種別: DEMO（デモ）
業務カテゴリー: 文書作成・チェック
業種: 建設業・設備保守・介護など（想定）
開発形式: Webアプリ（社内利用）
使用環境: パソコン・タブレットのブラウザ
制作期間: 約3〜5週間（目安）
参考価格: 25万円〜（目安）
対応範囲: ヒアリング・業務整理・提案・設計・開発・テスト・操作説明・公開・環境設定

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課題に対して、どのような仕組みを組み立てたか

処理の流れ

実装した機能

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期待できる改善

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